Datenschutzerklärung

Stand: 07. April 2025

1. Verantwortlicher

Verantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

BotAvant GmbH
Musterstraße 123
12345 Musterstadt
Deutschland

Telefon: +49 123 4567890
E-Mail: datenschutz@botavant.de

2. Datenschutzbeauftragter

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:

E-Mail: datenschutz@botavant.de
Postanschrift: BotAvant GmbH, Datenschutzbeauftragter, Musterstraße 123, 12345 Musterstadt

3. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten

3.1 Registrierungs- und Anmeldedaten

Bei der Registrierung erheben wir folgende personenbezogene Daten:

  • Benutzername
  • E-Mail-Adresse
  • Passwort (verschlüsselt gespeichert)
  • Firmenname

Diese Daten benötigen wir für die Einrichtung und Verwaltung Ihres Nutzerkontos sowie zur Kommunikation mit Ihnen.

3.2 Nutzungsdaten

Bei der Nutzung unserer Plattform erheben wir folgende Daten:

  • IP-Adresse
  • Datum und Uhrzeit der Anfrage
  • Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT)
  • Inhalt der Anforderung (konkrete Seite)
  • Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode
  • Jeweils übertragene Datenmenge
  • Website, von der die Anforderung kommt
  • Browser
  • Betriebssystem und dessen Oberfläche
  • Sprache und Version der Browsersoftware

3.3 Chatbot-Daten

Für die Bereitstellung unserer Chatbot-Dienste verarbeiten wir:

  • Konfigurationsdaten Ihrer Chatbots
  • Von Ihnen hochgeladene Inhalte für die Wissensdatenbank
  • Gesprächsprotokolle zwischen Chatbot und Endbenutzern
  • Analysen und Statistiken zur Chatbot-Nutzung

3.4 Terminbuchungsdaten

Für die Terminbuchungsfunktion verarbeiten wir:

  • Kundennamen
  • Kunden-E-Mail-Adressen
  • Kunden-Telefonnummern
  • Termindetails (Datum, Uhrzeit, Dienstleistung)

4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage folgender Rechtsgrundlagen:

  • Für die Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
  • Zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)
  • Aufgrund unserer berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), wie z.B. zur Verbesserung unserer Dienste oder zu Sicherheitszwecken
  • Auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)

5. Cookies und ähnliche Technologien

Wir verwenden Cookies und ähnliche Technologien, um unsere Dienste zu verbessern und Ihnen ein besseres Nutzungserlebnis zu bieten. Nähere Informationen hierzu finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.

Sie können Ihre Cookie-Einstellungen jederzeit anpassen und bestimmte Cookies ablehnen. Bitte beachten Sie, dass einige Cookies für die Funktionalität unserer Plattform notwendig sind.

6. Empfänger personenbezogener Daten

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nur an Dritte weiter, wenn:

  • Sie Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
  • Dies für die Erfüllung des Vertrags erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
  • Eine gesetzliche Verpflichtung zur Weitergabe besteht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)
  • Dies zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Zu den Empfängern können gehören:

  • Dienstleister für Hosting und Serverinfrastruktur
  • Zahlungsdienstleister
  • KI-Dienstleister (z.B. OpenAI für die Chatbot-Funktionalität)
  • Kommunikationsdienstleister (z.B. Twilio für WhatsApp-Integration)
  • Google für die Kalenderintegration

7. Datenübermittlung in Drittländer

Einige unserer Partner und Dienstleister haben ihren Sitz außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums. In diesem Fall stellen wir sicher, dass ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist, etwa durch EU-Standardvertragsklauseln oder anerkannte Zertifizierungen wie den EU-US Privacy Shield.

8. Dauer der Speicherung

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, erforderlich ist oder wie es gesetzlich vorgeschrieben ist. Konkret bedeutet dies:

  • Registrierungs- und Anmeldedaten: Für die Dauer Ihres Nutzerverhältnisses und darüber hinaus gemäß gesetzlicher Aufbewahrungsfristen
  • Nutzungsdaten: In der Regel maximal 90 Tage
  • Chatbot-Daten: Für die Laufzeit Ihres Vertrags und danach zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten
  • Terminbuchungsdaten: Für die Laufzeit Ihres Vertrags und zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten

9. Ihre Rechte

Als betroffene Person haben Sie folgende Rechte:

  • Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
  • Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
  • Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
  • Recht auf Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
  • Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten unter den oben angegebenen Kontaktdaten.

10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung unter Beachtung der geltenden Datenschutzvorschriften anzupassen. Die jeweils aktuelle Version finden Sie auf unserer Website.